Organisationsveränderungen und vor allem Wechsel in der Führungsetage werden in Zeiten der Pandemie nicht einfacher. Wenn es noch einigermaßen gelingt, die neuen direkten Mitarbeiter*innen kennenzulernen, so ist es spätestens bei der erweiterten Organisation leicht eine Gratwanderung. Und die neue Chefin des eigenen Vorgesetzten nicht kennenzulernen – nun, das funktioniert auch nicht.
Eine Kundin hat mich diese Woche gefragt, wie sie in diesen sehr speziellen Zeiten ihr erweitertes neues Team kennenlernen kann, und wie man das virtuell gut gestalten kann.
Ein Vorgehen für ein solches meet+greet wäre für mich:
a) festlegen, worum es geht –
Was ist das Ziel? Geht es eher darum, sich selbst vorzustellen? Was könnte dabei für die erweiterte Organisation hilfreich sein? Welche Art von Infos hätten die Kolleg*Innen gerne?
Ist auch ein wichtiger Aspekt, die erweiterte Organisation kennenzulernen? Was heißt in diesem Fall kennenlernen? Die Gesichter mal gesehen zu haben (und sei es nur im Video-Call), die Stimme mal gehört zu haben?
Beides?
Wenn man für sich festlegt, dass man gerne einen Eindruck von den Mitarbeiter*Innen bekommen möchte, dann sollte man nicht selbst die ganze Zeit reden. So lernt man nämlich niemanden kennen. Das ist etwas anderes, wenn man nur sich selbst vorstellen möchte.
Versuche, hier sehr spezifisch zu sein. Je genauer Du weißt, was während des Termins passieren soll, desto nachhaltiger kannst Du durch die folgenden Punkte sowie auch im Treffen selbst dafür Sorge tragen, dass diese Punkte auch tatsächlich stattfinden. Selbst wenn jemand damit nicht „einverstanden“ wäre – ein gut organisiertes Treffen, bei dem der Veranstalter genau weiß, was er oder sie möchte, das hinterlässt zumindest einen gut sortierten Eindruck.
Watch-out:
Wir alle kennen vermutlich die Situation, in der eine Führungskraft aus bester Absicht gefühlt unsere Zeit verschwendet, weil sie Termine einberuft, die dann in ein leicht selbstverliebtes Reflektieren über die eigene Bedeutung übergehen, und in denen sich uns der Mehrwert nur schwer erschließt. Das würde ich als Vorgesetzte zu vermeiden suchen! Für diese Art von Reflektionen gibt es andere Räume, nicht das Kennenlernen neuer Team-Mitglieder.
b) festlegen, wie die Atmosphäre sein soll –
Die Rahmenbedingungen, die wir uns vorstellen und vorab festlegen, haben maßgeblichen Einfluss auf die Auswahl des Formats.
Was ist Dir wichtig in Bezug auf die Formalität des Calls? Soll es eher locker sein? Auch mal gelacht werden? Dann ist vielleicht ein gemeinsamer Kaffee / Tee vor dem Bildschirm angemessen. Wie würdest Du das Kennenlernen im Betrieb gestalten? Eher in der Kaffeeküche oder im Besprechungsraum? Dir vorzustellen, was Du „normalerweise“ machen würdest, kann schon ein guter Hinweis sein, was in Bezug auf Atmosphäre und Raumgestaltung für Dich wichtig ist.
Soll es eher unstrukturiert ablaufen? Für alle die Möglichkeit geben, sich wirklich frei zu zeigen? Dann könnte ein virtueller Quick Lunch eine Idee sein. Quick Lunch heißt zum Beispiel, dass Du vorab alle einlädst, an bestimmten Terminen – die Du schon mal im Kalender blockst – mit Ihrem Mittagessen dazu zustoßen, so wie man sich in der Kantine oder einem nahegelegenen Restaurant locker am gleichen Tisch wiederfindet. Wichtig ist, dass alle wissen: Hier ist es völlig ok, dass man isst. Es ist sogar erwünscht! Und das bei laufender Kamera.
Oder soll es mit fachlichen / inhaltlichen Informationen verbunden werden? Dann könnte es ein ganz regulärer Video-Call werden – allerdings mit Kamera „an“ für alle, sonst wird das Kennenlernen umso schwieriger. In diesem Fall überleg Dir genau, welche Themen Du noch abdecken willst, und wie Du die Brücke schlägst zwischen dem formellen oder informellen Kennenlernen und den fachlichen Themen. Denk bitte auch über gute Übergänge nach – Du willst nicht im ersten größeren gemeinsamen meeting holprig und unbeholfen agieren, sondern souverän und überlegt.
Watch-out:
Teile diese Rahmenbedingungen frühzeitig mit, und auch welche Erwartungen damit einhergehen. Einen Quick Lunch zu vereinbaren, und dann ist man die Einzige, die isst – nicht so zielführend. Zu erwarten, dass alle die Kamera angeschaltet haben, ist schwierig, wenn das nicht sowieso für jeden Video-Call fix gilt. Dann lieber vorab diese Erwartung mitteilen – verbunden mit der Information, dass es nicht nur um den Austausch von Fakten, sondern eben auch um das Kennenlernen geht.
Ich halte es für ungut, im ersten Kennenlernen die Leute schon mit unbekannten Erwartungen in Verlegenheit zu bringen – und wir sollten nicht unterschätzen, dass virtuelle Arbeit und vor allem Arbeit aus dem Home office die Kolleg*Innen teilweise an ganz unbekannten Aspekten fordert.
c) Format auswählen –
Wenn Du weißt, worum es geht und in welcher Atmosphäre das Kennenlernen stattfinden soll, dann überleg Dir, welches Format angemessen ist:
Wenn es um Kennenlernen der anderen geht:
Was würdest Du circa von Ihnen wissen wollen? Und in welchen Rahmen können sie das gut leisten? Du könntest z.B. so 1-3 Fragen überlegen, die jede*R beantworten soll.
In welchem Rahmen macht es Sinn, diese Fragen zu stellen und zu beantworten? Soll jede*R sie beantworten? Dann musst Du sicherstellen, dass auch jede*R zu Wort kommt. Dazu findest Du z.B. unter den Werkzeugen ein hilfreiches Tool, es heißt „Doing Rounds“.
Was ist zeitlich angemessen? Dass z.B. 20 Leute den anderen 20 zuhören, wie sie Deine Fragen beantworten? Oder dann vielleicht lieber kürzer, in 4 Gruppen á 5 Personen, die sich selbst organisieren, und Du kommst dazu, und stellst dann ggf. Deine Fragen (und beantwortest sie auch selbst)?
Wenn es darum geht, Dich vorzustellen:
Was sind die wesentlichen Aspekte? Und wie kannst Du sie am besten vermitteln? Gibt es kreative Ideen? Wirst Du einfach sprechen? Was genau willst Du sagen? Wieviel Zeit gibst Du Dir dafür?
Wenn Du selbst schon mal in einer ähnlichen Situation warst, wie jetzt die Team-Mitglieder: Was hat Dir damals gut gefallen? Welcher Vorgesetzte oder „Chef-Chef“ hat Dich mal beeindruckt? Und mit was?
Und welcher Aspekt davon wäre auch für Dich umsetzbar?
Ich kenne z.B. Personen, die finden es sehr beeindruckend, wenn man sich gleich nach der Vorstellung alle Namen gemerkt hat. Das geht leichter, wenn Du schon vorab eine Namensliste zur Hand hast, und diese schon mal (oder öfter) durchgegangen bist. Virtuell kannst Du das übrigens so lösen, dass Du eine Namensliste vor Dir liegen hast, und z.B. abhakst, wer sich bereits vorgestellt hat, wer schon was erzählt hat – es wirkt sehr aufmerksam, wenn man dann gezielt die Leute namentlich ansprechen kann, die vielleicht bisher sehr zurückhaltend waren.
Watch-out:
Wenn Du mit den Fragen arbeiten willst, und Dir z.B. eine gute Stimmung wichtig ist, oder dass gelacht wird, dann integriere eine lustige Frage – die niemanden in Verlegenheit bringt, und bei der die Leute eine ungewohnte Seite von sich zeigen können. Wichtig ist, dass die Frage angemessen ist für den Anlass, also persönlich, aber nicht intim oder bzgl. Informationen, die jemandem zu privat sein könnten. Und jede*R darf selbst entscheiden, wieviel von sich er zeigt.
Prüfe an dieser Stelle auch nochmal, ob Deine Festlegungen bzgl. Ziel der Veranstaltung und Atmosphäre stimmig sind zu dem, was Du Dir als Format überlegt hast.
d) Organisation des Termins / der Termine –
Ist Dir wichtig, dass Du zeigen kannst: Hier organisiert der Chef noch selbst? Dann lade aktiv zu den Terminen ein und übernimm die Organisation selbst. Wenn Du vielleicht Unterstützung oder eine Assistenz hast – überleg Dir sorgfältig, welche Message Du vermitteln willst. Geht es darum zu zeigen, dass alle Termine über den Tisch dieser Assistenz gehen – wunderbar, dann kann er hier bereits hervorragend zur Tat schreiten. Machst Du Termine, die Dir sehr wichtig sind, in der Regel und auch in Zukunft eher selbst, dann überlege Dir bitte, ob dies nicht auch ein wichtiger Termin ist. Die Message kommt durch das an, was Du tust – nicht durch das, was Du im Termin sagst. Im besten Fall sind Worte und Dein Verhalten kohärent, dann wird es Dir schnell gelingen, Vertrauen aufzubauen. Doch wenn es hier Brüche gibt, dann wird es den Leuten auffallen – wir alle haben, ganz unbewusst, ein sehr aufmerksames Gespür für Kongruenz und Kohärenz, und reagieren häufig empfindlich oder mit einem merkwürdigen Bauchgefühl, wenn wir unbewusst wahrnehmen, dass jemand sich nicht kohärent verhält.
Oder wäre Dir wichtig, dass die Leute selbst gestalten können, und selbst Verantwortung übernehmen? Seid Ihr vielleicht sogar eine „agile“ Organisation? Dann stelle fixe Zeitfenster zur Verfügung, kommuniziere Deine Erwartungen, und lass die Kolleg*Innen selbst auswählen, in welchem Zeitfenster sie gut teilnehmen können (das geht gut bei Gruppen, wenn Du Dich gegen 1 Termin mit allen entschieden hast). Du kannst es sogar noch einen Schritt weiterführen in diesem Fall, wenn Selbstorganisation wichtig ist: Die Gruppen können sich Fokus-Themen aussuchen, zu denen man sich im Kennenlern-Termin gemeinsam austauscht – dann wird das erste Zusammentreffen gleich ein fruchtbarer Austausch. Du kannst betonen, welche Aspekte Dir in diesen Fokus-Bereichen wichtig sind, und die Teams sowie Einzelne können sich auch fachlich vorstellen. Außerdem lernst Du so direkt, welche Themen aus Sicht der erweiterten Organisation als wichtig gelten!
Watch-out:
Walk the talk. So wie Du in dieses erste Kennenlernen mit der Organisation hineingehst, so setzt Du den Rahmen für zukünftige Zusammenarbeit. Es ist wichtig, dass Dir klar ist, dass Dein Verhalten Konsequenzen zeitigt.
Wenn wir nur virtuell miteinander arbeiten, dann ist das Verhalten, das andere an uns beobachten können, alleine auf die Bildschirmzeit reduziert. Das heißt, hier steht und fällt alles, was Dein Wertesystem betrifft. Wenn Du als zuverlässig gelten möchtest – dann zeige Dich hier zuverlässig. Wenn Du nahbar sein möchtest – dann sei in solchen Terminen nahbar. Wenn Dein Wort gelten soll (und nicht nur als freundliche Empfehlung), dann halte Dich selbst dran… ich denke, Du weißt was ich meine. Organisiere also so, wie Du möchtest, dass zukünftig in Deiner Organisation Termine organisiert werden.
Und kläre die Voraussetzungen: Sei es „Camera on“, oder „wir haben alle ein Getränk“, oder …
e) How you do this is how you lead (großer watch-out)
Bleib konsequent bei dem, wie Du die Organisation führen möchtest, und was Du Dir vornimmst – also wenn das Ziel wäre, die anderen kennenzulernen, dann stell sicher, dass Du von jedem zumindest das Gesicht gesehen und die Stimme gehört hast. Führe Dich nicht selbst in solchen – gut gemeinten – Terminen ad absurdum, indem Du das eine sagst, und das andere machst.
Wenn Dir hohe Flexibilität wichtig ist, dann improvisiere ruhig ein bisschen im ersten Termin.
Wenn Dir hohe Verlässlichkeit wichtig ist, dann bleib bei dem, was Du angekündigt hast.
Dieser erste Termin ist nur ein erster Termin. UND er ist Deine Chance, den Rahmen zu setzen für das, was Dir in Deiner Führungsarbeit wichtig ist. Deine Werte aktiv durch wünschenswertes Verhalten zu zeigen. „Pflöcke einzuschlagen“ hat das mal ein ehemaliger Vorgesetzter von mir genannt. Ich glaube, er meinte damals etwas anderes, und doch hat es den Charakter. Als Vorgesetzter dieser Organisation wirst Du, ob Du es möchtest oder nicht, die Werte und die Kultur dieser Organisation, dieses Teams, dieses Betriebes, maßgeblich mitgestalten. Gestalte bewusst. Von Anfang an.
Und vor allem: Genieße es!
